Ledenvraag: Cliënt vraagt om vernietiging medisch dossier: mag je dat doen als zorgaanbieder?

05-04-2022

De NVGzP ontvangt regelmatig vragen van haar leden. Eén van die vragen lichten wij er vandaag weer uit, namelijk: een ex-cliënt heeft een schriftelijk verzoek ingediend om het behandeldossier te vernietigen. Mag dat? Hieronder vind je een aantal basisbeginselen.

Bewaartermijn medisch dossier
In principe geldt er een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar voor medische dossiers. Dat komt voort uit de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst). Deze bewaartermijn gaat in op het moment dat de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden. Een zorgaanbieder moet een medisch dossier soms ook langer bewaren, bijvoorbeeld als dit op grond van goed hulpverlenerschap noodzakelijk is. Zo kan je op grond van goed hulpverlenerschap dossiers van minderjarigen langer dan twintig jaar bewaren. Staan er in het dossier van de minderjarige bijvoorbeeld gegevens over vermoedens van kindermishandeling, dan moeten die gegevens minimaal tot het 39ste levensjaar bewaard worden.

Vernietiging van dossiergegevens
Daarnaast mag een cliënt, volgens de WGBO, een schriftelijk verzoek doen tot het vernietigen van zijn/haar gegevens. In principe moet je als zorgaanbieder binnen een maand aan het verzoek voldoen als je dit schriftelijk hebt ontvangen. Meer informatie hierover vind je in de richtlijn van de KNMG ‘Omgaan met medische gegevens’. In deze richtlijn wordt ook aangegeven dat je in uitzonderlijke gevallen mag weigeren om aan het verzoek van je cliënt te voldoen, bijvoorbeeld als er sprake is van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz) of de Wet zorg en dwang (Wzd).

Je kunt een cliënt eventueel nog wijzen op de nadelen die de vernietiging van het dossier heeft voor de continuïteit van de zorg. Ook kun je hem/haar aanbieden om niet het hele dossier te vernietigen, maar alleen bepaalde gegevens eruit te halen. Belangrijk om te weten is ook dat de financiële en administratieve gegevens over de cliënt niet in het medisch dossier thuis horen en daarom niet onder het vernietigingsrecht vallen.

Tot slot raden we je aan om het verzoek tot vernietiging, als correspondentie, buiten het dossier te bewaren. En als je bepaalde delen uit het dossier vernietigt, teken dit dan ook aan, maar vermeld dan niet expliciet welke gegevens je vernietigd hebt.

Specifieke casus?
Let op: hierboven hebben wij een aantal algemene basisbeginselen besproken. Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen hierop. Dus heb je een specifieke casus, dan kun je hiervoor het best terecht bij de juridische helpdesk van de NVGzP.

>> Alle veelgestelde vragen