Incidenten melden in het kader van de Wkkgz

01-09-2016

Sinds 1 juli stelt de Wet kwaliteit klachten geschillen zorg (Wkkgz) als verplichting dat zorgprofessionals hun (bijna)incidenten veilig intern gaan melden. Deze wet geldt dus ook voor u als gz-psycholoog en klinisch (neuro)psycholoog.

De meldingen zijn bedoeld om te analyseren en te reflecteren. Of u uw beroep nu zelfstandig uitoefent of onderdeel bent van een vrijgevestigde praktijk of een grotere gezondheidszorgorganisatie, bewustwording en verbeteracties moeten bijdragen aan veiliger en daardoor betere zorg.

Zo voldoet u aan VIM volgens de Wkkgz

Dit betreft de letter van de wet. De wet vraagt u om al uw (bijna)incidenten te registeren. Dat kan op verschillende manieren. Er zijn een aantal zaken die u daarbij in acht moet nemen. Leg bijvoorbeeld minimaal vast wat de aanleiding, oftewel de oorzaak van het incident was. Dat geldt ook voor de gevolgen van het incident voor de patiënt, of wat de mogelijke uitkomsten hadden kunnen zijn. Leg vast wie er bij het incident betrokken waren en wat uw (re)actie was naar hen. Misschien wel de belangrijkste informatie is te melden wat u heeft geleerd van het incident en wat u heeft aangepast in uw werkwijze om de kans op herhaling te voorkomen. U begrijpt dat een gebruiksvriendelijk digitaal formulier voor incidentenregistratie een handig hulpmiddel is.

Groot leereffect door incidentenanalyse

Hier komt de geest van de wet om de hoek kijken. Bij het toezicht op de Wkkgz zal de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) zeker aandacht hebben voor dit onderdeel. Met alleen een incidentenregistratie bent u er dan nog niet. Afhankelijk van u werksituatie kunt u op verschillende manieren omgaan met de analyse en het leereffect van een incident. Werkt u in een organisatie met meerdere collega’s, dan is het goed mogelijk om een structuur in te richten waarbij op systematische wijze incidenten worden besproken en geanalyseerd. Belangrijk daarbij om de V van veilig te respecteren. Dat wil zeggen dat de schuldvraag er niet toedoet en dat de inbrenger dus blame free zijn incident kan bespreken. Dit aspect werkt drempelverlagend en moet leiden tot meer openheid over incidenten.

Vergissen, vergeten en fouten maken is immers menselijk. Maar niemand is er trots op en voor bijna iedereen geldt dat erover praten vaak niet gemakkelijk is. Daar waar de schuldvraag aan de orde is bedenk je je vaak wel tweemaal voor dat je toegeeft dat het niet volgens de verwachting ging. Een gemiste kans. Niet alleen voor u zelf, maar ook voor de collega’s. Want een incident bevat leerzame elementen die bijdragen aan de verbetering van de zorgkwaliteit en patiëntveiligheid.

Bent u een solistisch werkende Gz-psycholoog of Klinisch (neuro)psycholoog , dan is de oplossing om u aan te sluiten bij een bestaand platform dat bijvoorbeeld voorziet in casuïstiek om van te leren. Of om samen met beroepsgenoten een groep te vormen waar in vertrouwde kring de incidenten gedeeld worden.

Wat is een incident?

Dit is een veel gestelde vraag. Het is lastig om iets te herkennen als je niet weet wat het is. De meest gebruikt omschrijving van een incident is: een onbedoelde of onverwachte gebeurtenis tijdens de zorgverlening die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) kan leiden. Het gaat niet alleen om gebeurtenissen die daadwerkelijk tot schade voor de patiënt hebben geleid, maar ook om ‘bijna incidenten’.

Dit is nog steeds een cryptisch omschrijving, maar u kunt bijvoorbeeld denken aan:

  • een onvolledige overdracht in een waarnemerssituatie, waardoor de patiënt niet op tijd wordt teruggebeld en de behandeling of interventie te laat op gang komt voor de patiënt;
  • miscommunicatie tussen u en uw patiënt, met gevolgen voor de therapie en de uitkomsten;
  • een foute diagnose, waardoor de verkeerde behandeling of interventie wordt ingezet;
  • een patiënt die (bijna) schade oploopt in uw praktijk, bijvoorbeeld omdat hij valt of uitglijdt op een gladde vloer, struikelt over een snoer of los vloerkleed etc.

Waarom moet ik ook een bijna incident melden?

De impuls om alle aandacht te richten op incidenten die tot ernstige schade hebben geleid is begrijpelijk. Maar als er systematisch gewerkt moet worden aan het verbeteren van de zorg blijkt de focus op uitsluitend calamiteiten niet effectief.

Die ene keer dat het écht fout gaat wordt heel vaak voorafgegaan door meerdere bijna incidenten, d.w.z. gebeurtenissen waarbij het net niet misliep. Om het aantal bij de IGZ gemelde calamiteiten werkelijk te verminderen is júist aandacht nodig voor de bijna incidenten. Door ook deze stelselmatig in kaart te brengen, wordt de overlap in problematiek duidelijk en worden trends zichtbaar. Met de maatregelen die u op basis daarvan neemt, vermindert u daadwerkelijk het risico op toekomstige calamiteiten

Hoe zit het met calamiteiten?

Calamiteiten zijn ook incidenten. Deze kunnen dus ook een plek krijgen in de VIM-registratie. Een calamiteit onderscheidt zich van een ‘gewoon’ incident door de ernst en aard van de gevolgen. Een calamiteit is een incident van de zwaarste categorieën wordt als volgt omschreven: een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor de patiënt heeft geleid. In dit geval bent u ook verplicht om hier melding van te maken bij de IGZ.

Wie heeft er inzage in uw VIM-registratie?

Om uw veiligheid te waarborgen is de VIM-registratie in eerste instantie een interne aangelegenheid. Voor u, uw medewerkers en de collega’s. U heeft geen enkele verplichting om de patiënt inzage te geven in deze registratie. Dat ontslaat u volgens de Wkkgz echter niet van de verplichting om uw patiënten te informeren over een incident. In zeer uitzonderlijke juridische gevallen kan er wél aanspraak gemaakt worden op de VIM-registratie. In een volgende nieuwsbrief leest u hierover een artikel met uitgebreide toelichting door de VvAA juristen. Het uitgangspunt is dat de VIM-registratie niet voor derden toegankelijk is om te borgen dat de melders zich ook echt veilig en blame free voelen bij het registreren van incidenten.

Borgen data veiligheid

Misschien is het ten overvloede, maar VIM-registratie bevat data die niet zomaar op straat mogen komen te liggen of gelezen worden door personen die daar niets mee te maken hebben. Zowel voor uzelf als voor de patiënt is dat een ongewenste situatie. Dat betekent dat u daar maatregelen voor moet nemen. Leg vast en spreek duidelijk af wie welke bevoegdheden heeft tot inzage, vastleggen en wijzigen van de VIM-incidenten. Daarnaast kunt u werken met inlogcodes, beveiligde mappen en goede firewalls. Maar ook bijvoorbeeld geen VIM-informatie per e-mail versturen aan collega’s. Print u de informatie, sla deze dan zorgvuldig op in mappen, achter slot en grendel.

Help, een incident!

Na dit alles denkt u mogelijk: ” ik heb nooit incidenten”. Uit onze gegevens als verzekeraar blijkt dat minimaal elke zorgprofessional één tot twee maal in zijn carrière te maken krijgt met een claim, klacht of tuchtzaak. Fouten maken we dus allemaal. Voor de goede orde: fout gegaan is niet altijd fout gedaan. Hoe meer incidenten wij melden, hoe groter de kans dat we leren van onze fouten en het uiteindelijk beter gaan doen. Nul risico bestaat niet, dat is ook de realiteit. Maar het is ook realiteit dat u een keer een incident gaat krijgen. Mogelijk herkent u het incident niet als dusdanig en beschouwt u dit als risico van het vak. Of is de drempel te hoog om erover te spreken. De Wkkgz dwingt u nu om er toch wat mee te gaan doen. Als u in een Ggz-instelling werkt, is er mogelijk al veel geregeld op het gebied van VIM en kunt u daar op meeliften. Als kleine zelfstandige heeft u mogelijk meer moeite om de VIM-zaken op orde te krijgen. Kijk op onze website https://www.vvaa.nl/advies/vim . Wij helpen u graag verder.

Lilian Knol
Senior adviseur preventie / risicomanager
VvAA Groep B.V.

[cd_text]