AVG: voorbeeld documenten voor BIG-geregistreerde psychologen en telefonisch spreekuur

25-04-2018


Wat de AVG voor BIG-geregistreerde psychologen betekent

Op 25 mei wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Uit contacten met leden blijkt dat er veel vragen zijn over de gevolgen die de AVG heeft.

De AVG kun je zien als een kader met algemene privacyregels dat voor alle bedrijven en instellingen gaat gelden, bijvoorbeeld voor de supermarkt, voor de school, voor de spoorwegen en ook voor BIG-geregistreerde psychologen. Deze algemene regels kunnen onmogelijk inspelen op beroeps- of sectorspecifieke zaken. Daarom geldt de regel dat sectorspecifieke wetgeving vóór de algemene wetgeving van de AVG gaat. Zo zegt de AVG dat je dossiers niet langer mag bewaren dan nodig is. De Jeugdwet en de WGBO geven voor de eigen sectoren een bewaartermijn van 15 jaar. Daarmee geldt in deze sectoren een bewaartermijn van 15 jaar en mag je in deze sectoren niet zelf kiezen wat je ‘nodig’ vindt.

Voor wie zich houdt aan de al veel langer bestaande wetgeving die geldt voor de relatie tussen de cliënt en de BIG-geregistreerde psycholoog, bijvoorbeeld op het terrein van geheimhouding, toestemming vragen, en de omgang met dossiers, verandert er door de AVG maar weinig: beroepsgeheim, dossierrechten, positie gezaghebbende ouders; al deze zaken blijven ongewijzigd. Met één uitzondering: als een BIG-geregistreerde psycholoog toestemming aan een cliënt vraagt voor het delen van informatie met anderen, dan moet de psycholoog daarbij voortaan vermelden dat de cliënt zijn toestemming (voor de toekomst) altijd weer in kan trekken. Deze verplichting is nieuw. Daarnaast geldt dat de AVG nog meer dan de huidige wetgeving er aan hecht dat BIG-geregistreerde psychologen hun cliënten bij de start van het traject goed informeren waarom zij gegevens in een dossier vastleggen, om welk type gegevens het gaat en welke rechten cliënten kunnen uitoefenen t.a.v. hun dossier.
Voor instellingen en daarmee ook voor BIG-geregistreerde psychologen met een eigen praktijk vraagt de AVG nog wel een paar extra zaken. Zo moet er op de website een privacyverklaring worden opgenomen met daarin: het doel van dossiervorming, welke informatie daarin wordt opgenomen, de bewaartermijn, de rechten die cliënten ten aanzien van hun dossier kunnen uitoefenen (inzage, afschrift, correctie, eigen verklaring en verzoek om vernietiging), hoe ze dat kunnen doen en welke persoon of welk orgaan eindverantwoordelijk is voor de gegevensverwerking. Het is handig om ook een flyer te maken met deze informatie, want dan kunnen daarmee cliënten bij de intake goed worden geïnformeerd.

Van een instelling of eigen praktijk vraagt de AVG ook dat er een algemeen overzicht (register) wordt aangelegd waarin wordt beschreven welke gegevensverwerkingen plaatsvinden, wat het doel daarvan is en op grond van welke wet dit gebeurt.

Daarnaast is de AVG voor BIG-geregistreerde psychologen met een eigen praktijk een goede aanleiding om nog eens te kijken naar de wijze waarop de gegevens van cliënten beveiligd zijn, bijvoorbeeld tegen virussen, spam en andere vormen van ongeoorloofde toegang.

Voor bepaalde grote organisaties geldt ten slotte dat ze een functionaris voor de gegevensbescherming moeten hebben die intern toeziet op de privacy en de bestuurder ondersteunt bij een veilige en juridisch correcte gegevensverwerking.

Om onze leden hierbij behulpzaam te zijn, hebben wij de volgende documenten voor je ontwikkeld*:

  • een model register dat je kunt gebruiken voor het overzicht van de door jou verwerkte gegevens. Het model gaat uit van zelfstandig gevestigde gz-psychologen, klinisch (neuro)psychologen die hulp bieden of onderzoek verrichten en die zelf in hun praktijk dossiers van cliënten aanleggen, beheren en bewaren.
  • een model privacyverklaring dat je zelf  kunt afstemmen op de doelgroep van je praktijk en kunt aanvullen met je eigen gegevens. Het model is bedoeld om op je website te plaatsen als algemene publieksinformatie. Daarnaast kun je de tekst van het model gebruiken om in een flyer of een folder te zetten waarmee je voldoet aan de verplichting om je cliënten bij de intake te informeren over de wijze waarop je omgaat met hun gegevens. Met een algemene verwijzing naar je website voldoe je namelijk niet aan de informatieplicht die je ten opzichte van je cliënten hebt.

Bovengenoemde documenten (model privacyverklaring en model register) zijn te downloaden op ons ledenforum; bij ‘Discussie’ onder topic ‘AVG’

Heb je naar aanleiding van deze documenten nog vragen of andere AVG-vragen? De NVGzP heeft met ingang van 1 mei a.s. een telefonisch spreekuur ingericht voor haar leden.

Op dinsdag en vrijdag kun je tussen 09.00 en 10.00 uur bellen met: 030-6868777 (het telefonisch spreekuur vindt niet plaats op de vrijdag na Hemelvaart, 11 mei).
Buiten deze tijden mag je uiteraard ook bellen maar zal er een terugbelverzoek worden gemaakt. De vraag kan ook per mail worden gesteld aan: avg@nvgzp.nl

De NVGzP helpt je ook hiermee op weg!

 

* Ontwikkeld door Lydia Janssen in opdracht van de NVO