Het verschrikkelijke spook van de administratieve lasten

23-05-2019



Wij vinden het belangrijk dat behandelaren zich goed voelen en autonoom kunnen werken. Pas dan kunnen zij de beste zorg bieden. Door de administratieve eisen die we als gevolg van wet- en regelgeving aan onze behandelaren stelden, kwamen ze steeds minder aan hun cliënten toe. We bestookten onze behandelaren met lijstjes, en lijstjes om bij te houden of alle lijstjes waren ingevuld. Zo bezien is het logisch dat behandelaren er op een gegeven moment de brui aan geven. Niet dat het bij andere organisaties veel beter is: het spook van de administratieve lasten jaagt de gehele gezondheidszorg de gordijnen in.

Samenspel
Tegelijkertijd wisten we ook dat er in onze organisatie mensen werken die dol zijn op administratieve klusjes, registraties, agenda’s bijhouden en met getalletjes schuiven en er ook nog eens heel goed in zijn. Waarom zouden we niet eens meer gebruik gaan maken van hun talenten? Met een goed samenspel tussen administratieve krachten, secretaresses en behandelaren zouden we een superteam zijn. Dat klinkt logisch en dat bleek het uiteindelijk ook te zijn.

Bewust samenwerken als team
We gingen met deze boodschap onze (platte) organisatie in legden het zo vaak mogelijk uit in de kleine teams. Maak het makkelijker, maak gebruik van elkaars kwaliteiten! De basis daarbij is vertrouwen. Dit geldt ook voor onze secretaresses. De behandelaren hebben we uitgelegd dat de secretaresses ervoor kunnen zorgen dat zij hun werk weer met plezier kunnen gaan doen en dat ze geld kunnen verdienen voor de organisatie. Dat betekent dus ook dat als een secretaresse tussentijds een kwartiertje wil overleggen, zodat zij ook haar werk goed kan doen, de behandelaar daar tijd voor vrij moet maken. Behandelaren en secretaresses werken nu nog bewuster als een team.

Positieve resultaten
Sinds we op deze manier werken, is de kwaliteit van de registratie reusachtig verbeterd. De productiviteit is 20% gestegen; mensen werken niet harder, maar wel efficiënter. De tijd wordt nu echt aan de cliënt besteed. Er wordt meer gepraat (directe tijd) en minder geschreven (indirecte tijd). Het aantal foutmeldingen uit het EPD is naar vrijwel nul teruggegaan. Ook zie ik weer veel glimlachende behandelaren rondlopen. Het administratieve spook is niet dood, maar jaagt ons niet langer in de gordijnen.

Terwijl wij er alles doen voor een persoonlijke aanpak van onze cliënten, merkten we in onze organisatie dat onze behandelaren verder van hun werk af begonnen te staan en minder enthousiast waren over hun werk. En dat is niet omdat ze niet van hun werk houden; ik zou eerder zeggen juist omdát ze zoveel van hun werk houden.